Was hat fehlende Transparenz für Folgen?

Um Transparenz in Teams und Unternehmen zu gewährleisten, sollten Führungskräfte sich auch transparent verhalten. Dies ist ein ganz entscheidender Faktor für eine erfolgreiche und vertrauensvolle Zusammenarbeit. Offenheit ist auch die Grundlage für Sympathie. Hatten Sie schon irgendwann mal das Gefühl, dass Ihr Gegenüber seine Kommunikation stark kontrolliert? Wie haben Sie sich da gefühlt? Zumindest nehmen wir unseren Gesprächspartner als unnatürlich wahr. Das bewirkt dann, dass das Vertrauen in diese Person sinkt oder erst gar nicht entstehen kann. Vielfach errichten Menschen hier so eine Art persönliche Schutzmauer aus Zurückhaltung und Verschlossenheit und sind der Meinung, dass dies professionell sei. Wahrgenommen – beispielsweise von den direkten Mitarbeitern im Team – wird dies jedoch eher als Unsicherheit. Durch diese Art der Kommunikation lassen sich diese Menschen auch nicht in die Karten schauen.

Die Folge ist hier häufig, dass die Mitarbeiter sich ausgeschlossen fühlen. Informationen der Führungsebene erreichen sie nicht mehr. Und die Informationen, die sie erreichen, verwirren sie eher, als dass sie einen Nutzen haben.

Dem können Sie ganz einfach entgegenwirken. Sie fragen sich jetzt sicherlich, wie? Durch ein kurzes und „knackiges“ tägliches Meeting von ca. 15 Minuten. In der Praxis nennt man es häufig einfach „Daily“.

Was ist der Hintergrund zu diesem Meeting?

Das Wort „Daily“ ist ja im Grunde genommen selbsterklärend, nämlich täglich. Der Ursprung liegt hier im agilen Projektmanagement. Wer mit Scrum arbeitet, für den ist das eine tägliche Routine, beispielsweise in vielen Entwicklerteams. Die Bezeichnung „Daily“ führt uns zu der Annahme, dass dieses Meeting täglich stattfinden. Dies ist in vielen Fällen auch richtig. Doch viel mehr geht es hier um Regelmäßigkeit. Daher ist es wichtig, dass Sie für Ihr Team den Bedarf abschätzen. Lassen Sie es auf jeden Fall in dem Rhythmus stattfinden, den Sie festgelegt haben. Wenn Sie es – aus welchen Gründen auch immer – ausfallen lassen, wird es immer schwieriger, dieses Meeting zu Routine werden zu lassen. Das braucht einfach seine Zeit. Bitte verabschieden Sie sich an dieser Stelle von dem Gedanken: „Noch so ein weiterer Meeting Marathon.“ Es geht hier vielmehr darum, sich regelmäßig im Team auszutauschen und sich abzustimmen. Auch wenn dieses Meeting ursprünglich aus der IT-Entwicklung stammt, können Sie es in jedem Bereich Ihres Unternehmens anwenden. Immer dort, wo Kollegen zusammenkommen und Aufgaben als Team gestalten, bzw. an einem gemeinsamen Ziel arbeiten. Mit diesem Tool werden Sie und Ihr Team – oder auch andere Unternehmensbereiche – flexibler und dadurch auch schneller.

Dieses klare Vorgehen bietet folgende Vorteile:

• • Jeder Mitarbeiter kann effizienter arbeiten.
  • Die Mitarbeiter werden durchaus auch weniger Zeit in Meetings verbringen.
  • Durch den täglichen Austausch entsteht mehr Transparenz.
  • Die Zusammenarbeit wird sehr stark gefördert.

Wo kann ich das Daily sinnvoll einsetzten?

So können Sie das „Daily“ umsetzen

Es ist wichtig, dass Sie Ihr Team abholen. Deshalb beantworten Sie zuerst die Frage: „Was wollen wir gemeinsam täglich / regelmäßig besprechen? Was hilft uns hier wirklich weiter? Hilfreich ist es hier, ein sog. Taskboard zu nutzen. Diese Visualisierung hilft Ihnen und Ihrem Team dabei, den Arbeitsfluss darzustellen. Hierzu gibt es noch einen weiteren Blogartikel.

Der erste Schritt: Legen Sie bitte fest, über was Sie täglich / regelmäßig reden möchten und wie Sie diesen Prozess abbilden möchten.

Beispiel:

• • Was habe ich seit gestern an meiner Aufgabe erledigt?
  • Was werde ich heute tun?
  • Wo sehe ich „Stolpersteine“?

Die Regeln, damit Sie Ihr Daily effizient gestalten können:

• • Setzen Sie ein Zeitlimit von 15 Minuten.
  • Jeder Mitarbeiter hat beispielsweise ca. eine Minute, um sein Thema vorzustellen.
  • Das Meeting findet im Stehen statt – das ist gut für die Dynamik.
  • Im Vordergrund stehen hier Updates und nächste Schritte.
  • Deshalb achten Sie bitte darauf, dass Wiederholungen und „sich selbst in Szene setzen“ vermieden werden.
  • Achten Sie darauf, dass die Teammitglieder Ihren Fortschritt als Prozess darstellen: Was habe ich gestern gemacht und was steht heute an. Wo stoße ich an Grenzen.
  • Es geht darum, dass jedes Teammitglied seine Updates mit den Kollegen teilt – keinesfalls sollen die Teammitglieder sich bei Ihnen als Führungskraft präsentieren.
  • Sie als Führungskraft sind Moderator oder Beobachter.
  • Sorgen Sie bitte für das Einhalten der Regeln.
  • Beginnen Sie auf jeden Fall pünktlich – auch wenn noch jemand fehlt. Es kann hilfreich sein, dass jemand der zu spät kommt in die Teamkasse zahlt.

Was ist noch wichtig?

Natürlich ist dieses Meeting-Format zu Beginn bei den Mitarbeitern ungewohnt. Beispielsweise muss das tägliche und pünktliche Kommen erst „einstudiert“ werden. Deshalb üben Sie sich hier bitte in Geduld. Die Mitarbeiter sollten innerhalb von ca. 4 Wochen hier einen echten Nutzen sehen. Holen Sie sich hier nach diesem Zeitraum das Feedback Ihrer Mitarbeiter ab.

• • Was finden sie gut?
  • Was mögen sie nicht?
  • Was können wir gemeinsam besser machen?

Wenn sich dieses Format eingespielt hat und Sie sich regelmäßig mit Ihrem Team treffen, entsteht automatisch eine deutlich größere Transparenz. Das mag durchaus dazu führen, dass sich das eine oder andere Teammitglied hiermit etwas unwohl fühlt, denn es zeigt auch Leistungen auf. Wichtig an dieser Stelle: Es geht hier keinesfalls darum, jemanden vorzuführen. Das primäre Ziel dieses Tools ist es, Herausforderungen gemeinsam zu bewältigen und Kollegen zu unterstützen, die vielleicht mal etwas hintendran hängen. Es geht in erster Linie auch um Wertschätzung.

In vielen Teams gibt es Mitglieder, die gerne viel und lange erzählen – das mach sie häufig als Kollege aus. Immer eine coole Story parat. Das ist ja so weit in Ordnung – aber bitte nicht in diesem Meeting. Hier ist das Ziel kurz und auf den Punkt gebracht das Wichtigste wiederzugeben.

Eine weitere Gruppe von Vielrednern kristallisiert sich hier heraus. Das sind die Teammitglieder, die eigentlich nicht so viele Neuigkeiten mitzuteilen haben. Da diese Teammitglieder sich aber mit dem Wenigen an Neuigkeiten unsicher fühlen, versuchen Sie dies auf diesem Weg zu „kaschieren“.

Hier ist es wichtig, dass Sie mit diesem Kollegen ins persönliche Gespräch gehen. So können Sie herausfinden, woran es liegt, dass es fachlich / methodisch nicht so läuft. In der Praxis bedeutet das: „Helfen Sie Ihrem Mitarbeiter, dass er auch Performance präsentieren kann anstatt leerer Worthülsen. Es ist auch gar nicht zwingend, dass es immer Neuigkeiten gibt. Er/Sie kann deshalb ruhig mehr Selbstvertrauen an den Tag legen. Manchmal ist weniger auch mehr.

Ihr Nutzen auf einen Blick:

• • Transparenz
  • strukturiertes Arbeiten
  • die Meeting-Zeit minimieren
  • Austausch und Miteinander